Simon Schmid, Sozialpädagoge
Im letzten Blog-Beitrag wurde erläutert, wie im Betula neue Wege hinsichtlich Digitalisierung beschritten werden und welche Hard- und Software hierfür genutzt wird.
Mittlerweile hat sich mein Surface Pro als mein ständiger Begleiter etabliert. Ich nutze das Gerät in den Gesprächen mit den Bewohnenden, um unkompliziert einen Blick auf meine verschiedenen To-Do-Listen auf Asana werfen zu können. Dies ist insbesondere im Hinblick auf den Jahresabschluss relevant, da wir in den letzten Wochen des Jahres jeweils unsere Checklisten mit diversen Aufgaben in der Bezugspersonenarbeit abschliessen. Auch habe ich das Gerät dafür genutzt, Fotos einer Wohnung zu machen und zu Dokumentations-zwecken zu nutzen. Das digitale Ausfüllen von Formularen oder Visieren von Dokumenten ist mittlerweile zur Gewohnheit geworden und erspart mir einiges an Kopier- und Scanarbeiten. Meinen an der Gartenstrasse stationierten Computer habe ich seit der Lieferung des Surface nicht mehr genutzt und ich gehe nicht davon aus, dass ich diesen jemals nochmals aufstarten werde, ausser um notwendige Updates durchzuführen.
Neuerdings verfüge ich für mein Arbeitsgerät über eine zweite SIM-Karte mit derselben Nummer, die ich auch auf meinem Smartphone nutze. Dies eröffnet mir Möglichkeiten in der Videotelefonie und sollte theoretisch auch erlauben, die mobilen Daten für den Server-Zugriff zu nutzen. Bisher war ich hierfür auf einen Hotspot von meinem Smartphone abhängig. Ich muss dies aber zunächst noch mit unserem IT-Dienstleister klären, da der Server-Zugriff via SIM-Karte noch nicht wie gewünscht funktioniert.
In Asana hat sich die Darstellung meiner Pendenzen in der Listen-Ansicht bewährt. Natürlich kommt es vor, dass ich geplante Aufgaben nicht zum vordefinierten Zeitpunkt erledigen kann. Dies kann verschiedene Gründe haben – ein Termin ist ausgefallen oder die Prioritäten haben sich verändert, oder ich habe schlicht zu viel Arbeit, um alles in meinen Arbeitstag zu packen. Durch die Darstellung in Asana sehe ich fortlaufend, an welchem Tag welcher Arbeitsumfang ansteht und daraus abgeleitet auch, wann die Chancen gutstehen, eine bestimmte Arbeit erledigen zu können. So habe ich beispielsweise das Verfassen dieses Blogbeitrags mehrere Male in Asana verschoben, weil ich gemerkt habe, dass ich mir für den ursprünglich bestimmten Tag zu viel vorgenommen hatte. Die Übersicht hat also diverse Vorteile, bringt jedoch auch mit sich, dass man ständig visuell mit all seinen Pendenzen konfrontiert ist, was einen auch etwas erschlagen kann. Ausserdem werden Pendenzen, die überfällig sind, rot markiert. Das hilft zwar der Übersicht, setzt aber unter Umständen auch unter Druck, weil man sieht, was man alles nicht geschafft hat.
Mittlerweile habe ich unsere Teamleiterin zum Asana-Konto von Betula eingeladen. Sie kann nun selbst Projekte erstellen und diese für andere zugänglich machen oder verbergen. Letzteres ist nützlich, weil nicht alle Mitarbeitenden im Detail über ihre Arbeitsinhalte informiert sein müssen. Sie hat ausserdem Zugriff auf alle meine Projekte und wir haben vereinbart, dass sämtliche Kommunikation bezüglich «meiner» Bewohnenden nur noch über Asana läuft und ich bin gespannt, wie sich dies auf mein E-Mail-Postfach auswirkt. Wenn ich jedoch daran denke, wie viele E-Mails innerhalb unseres Teams und im Betula als Ganzes verschickt werden, so denke ich, dass Asana eine echte Alternative hierzu sein kann. Der grosse Vorteil liegt meines Erachtens darin, dass ein Kommunikationsstrang einem spezifischen Projekt zugeordnet wird. E-Mails können rasch in der grossen Flut unter- oder verlorengehen, bei Asana sehe ich diese Gefahr weniger.
In näherer Zukunft soll nun eine weitere Person aus dem Team Zugang zu Asana erhalten, sodass wir das System breiter testen und die Kommunikation auf diesem Kanal intensivieren können.