Simon Schmid, Sozialpädagoge
Die Auseinandersetzung mit digitalen Gestaltungsmöglichkeiten offenbart immer wieder spannende Perspektiven. In meinem Kopf geistern deshalb viele Ideen herum, was man noch alles könnte, sollte und müsste. Das Projekt steckt ja noch in den Kinderschuhen, nach wie vor werden viele Prozesse analog gestaltet. Auch mein E-Mail-Postfach ist noch immer sehr voll, und vieles davon sind Mails, die es in dieser Form eigentlich nicht bräuchte. Deshalb befinde ich mich derzeit in einer Auseinandersetzung mit der Frage, wie im Betula künftig die interne Kommunikation gestaltet werden könnte und welche Tools hierfür von Nutzen sein können. Asana, welches ich hier bereits vorgestellt habe, kann diesbezüglich teilweise Abhilfe schaffen. Dies betrifft jedoch primär die direkte Klientenarbeit und deckt nur einen Teil der Inhalte ab. Parallel dazu bezieht sich ein grosser Teil unserer Kommunikation auf die Arbeitsorganisation oder allgemeine Informationen, welche nicht einer Bewohnerin oder einem Bewohner zugeordnet werden können. Doch auch in anderen Bereichen sehe ich grosses Verbesserungspotenzial, so beispielweise bei der Dienstplanung. Hierfür wird in allen Bereichen des Betula jeweils eine Excel-Liste genutzt, im Betreuten Einzelwohnen erfassen wir zusätzlich unsere Arbeitszeiten und Pikettdienste in der Google-Agenda. Alle Mitarbeitenden im Betreuten Einzelwohnen müssen daher ihre Einsätze und Pikettdienste manuell vom Dienstplan in die Google-Agenda übertragen, was natürlich Zeit in Anspruch nimmt. Änderungen im Dienstplan müssen ebenso an verschiedenen Orten einzeln vorgenommen werden. Meines Erachtens müsste dieser Prozess entschlackt werden können und es bräuchte eine zentrale Schaltstelle für die Arbeitsplanung, wo Anpassungen rasch und unkompliziert vorgenommen werden können – am besten auch ortsunabhängig.
Sowohl für die interne Kommunikation als auch die Dienstplanung gibt es Software-Lösungen, die möglicherweise zu einer Vereinfachung verschiedener Prozesse hilfreich wären. Nur besteht Betula aus vielen Teilbereichen und Arbeitsgruppen mit unterschiedlichen Ansprüchen. Für alle die perfekte Lösung zu finden, erscheint mir derzeit wie eine Herkulesaufgabe. Am liebsten würde ich sofort loslegen und neue Systeme implementieren, doch lohnt sich meines Erachtens ein bedachtes Vorgehen und sorgfältige Analyse – es soll schliesslich kein digitaler Wirrwarr entstehen. Zusätzlich ist auch der Kostenfaktor zu berücksichtigen, denn wie ich inzwischen merken musste, wird eine breit gefächerte Einführung von verschiedenen Systemen sehr schnell sehr teuer.
Die vielen Gedanken in meinem Kopf bedürfen einer gründlichen Überprüfung und Sortierung. Bevor ich etwas überstürze, werde ich mich wohl mit externen Personen austauschen, die diesbezüglich über Erfahrungswerte und Know-How verfügen. Ganz nach dem Motto: «Schon mal von Umwegen profitiert?»